В России 10 марта традиционно отмечается День архивов. Сегодня, как и во все времена, архивы занимают чрезвычайно важное место в жизни общества. Это объясняется не только тем, что человечество не может существовать без социальной памяти, воплощенной в архивных документах. Без архивов невозможно обеспечить потребности города и граждан в информации, которая требуется для решения проблем и вопросов дня сегодняшнего. В отличие от музеев и библиотек, осуществляющих важные культурно-просветительские и научно-познавательные функции, эти учреждения являются атрибутом государственности, ее правовым гарантом. Только архивы несут обязательство перед органами государственной и местной власти в подтверждении их юридических прав и социальных гарантий.
По данным на 1 марта текущего года в городском архиве находится на хранении 169 фондов за 1934-2008 гг. объемом 54 тысячи единиц хранения. Производится прием документов городской Думы, администрации города, избирательной комиссии, городских предприятий и учреждений. Ведется работа с предприятиями-банкротами, конкурсными управляющими. Осуществляется прием документов от граждан. За получением архивных данных тамбовчане обращаются при решении вопросов оформления имущественных прав, субсидий, льгот. Если, например, в 1988 году в архив поступило и было исполнено 50 запросов, то в настоящее время ежегодно здесь обрабатывается порядка 6000 запросов. В отдельные приемные дни количество посетителей, обратившихся за архивными справками, достигает 100 человек и более.
Среди посетителей архива не только горожане, то и жители области, других регионов России, ближнего зарубежья. Так, в минувшем году наибольшее число обращений касалось предоставления архивных копий для получения жилищных сертификатов, субсидий, проведения аккредитации учебных заведений города. Почти 20 процентов от поступивших обращений – это подтверждение стажа и выписки по заработной плате. Обеспечение законных прав и интересов граждан – первостепенная задача архива. Руководствуясь этим принципом, архивный отдел управления делами администрации города Тамбова тесно сотрудничает с Тамбовским городским отделением Пенсионного Фонда России, Государственными архивами Тамбовской области, муниципальными архивами.

По вопросам получения информации о наличии архивных документов по истории создания учреждений, предприятий, организаций, приема документов на постоянное хранение в архивный отдел в случае ликвидации предприятия, а также приема документов из личных архивов граждан можно обращаться по телефону 72-46-96. По вопросам получения информации о наличии архивных документов, подтверждающих имущественные права на здания, жилые дома, квартиры, земельные участки, подтверждающие трудовой стаж и размер заработной платы для начисления пенсий, пособий, а также по вопросам переименования улиц и перенумерации домов следует обращаться по телефону 71-17-78.
Начальник архивного отдела ведет прием жителей города Тамбова по адресу: ул.Коммунальная, 6, по средам с 14.00 до 18.00. Запись на прием производится по телефону 72-46-96 в рабочие дни с 9.00 до 18.00, перерыв с 13.00 до 14.00.