В Тамбовской областной торгово-промышленной палате завершился цикл практикоориентированных семинаров для секретарей, который был направлен на обучение молодых специалистов навыкам, ежедневно необходимых для современных офис-менеджеров.

ОАО «Верхне-Донское предприятие магистральных электрических сетей» (ФСК ЕЭС), Управление по развитию промышленности и предпринимательства Тамбовской области, ЗАО «Юридическо-оценочная фирма «Партнер», ООО «Моршанскхиммаш», ЗАО «Изорок», ООО «Хлебэкспорт», ООО «Инфо-Ю», ООО «Энерготехпроект» – вот лишь некоторые организации, секретари которых прослушали трехдневный семинар, посвященный разным аспектам деятельности данных работников.

Первый семинар, проведенный преподавателями кафедры библиотековедения и документоведения ТГУ имени Г.Р.Державина Ириной Ураевой и Людмилой Прониной, был посвящен роли и значении профессии «секретарь» в работе современного предприятия. Секретарь – это первый человек в организации, с которым общается посетитель, будь то потенциальный клиент или генеральный директор другой фирмы. Это обязывает секретаря, что называется, «держать марку»: отлично выглядеть, обладать навыками делового общения, быть тактичным и вежливым. Рабочее место секретаря должно быть не только функциональным, но и удобным для посетителей, на нем все должно быть на своем месте, и в первую очередь, необходимая документация.

Деловая коммуникация – первое из того, чему должен учиться секретарь организации – об этом на втором семинаре рассказала кандидат филологических наук, доцент, заместитель директора по научной работе Тамбовского филиала Орловской региональной Академии государственной службы Елена Лукинова. Существуют ситуации, когда секретарь испытывает трудности с поиском подхода к посетителю, а ведь, по словам Елены Лукиновой, одна из важнейших функций этикета для секретаря – это снятие агрессии, поэтому он должен быть доброжелательно настроен к каждому посетителю организации, что совсем не просто. Иногда, на первый взгляд мелочи: первая фраза разговора, взгляд, жест, - могут предопределить исход встречи. Именно поэтому современный секретарь должен обладать знаниями в области психологии, филологии, а также языка жестов.

Лекторы третьего дня, преподаватели кафедры библиотековедения и документоведения ТГУ им. Г.Р. Державина Наталия Стефановская и Ольга Медведева подробно остановились на правилах оформления, систематизации и хранения документов и работе с конфиденциальными данными, подкрепив свои слова презентацией с информацией о нормативно-правовой базе, которая регулирует документооборот в организации.
По словам одной из участниц семинара, Ольги Мягковой, офис-менеджера компании «Инфо-Ю», ценность прошедшего цикла семинаров заключается в его практической направленности: «Многое из того, о чем нам рассказали лекторы, мы сможем использовать на практике, так как ежедневно с этим сталкиваемся. Я работаю в должности офис-менеджера уже год, но, тем не менее, на этих семинарах нашла для себя много нового – того, чего еще не знала. Считаю это полезным для профессионального роста, тем более, по окончании семинаров мы получили именные сертификаты».