Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается значительным количеством документов: договоры, акты, накладные, счета-фактуры. В настоящее время обмен ими осуществляется в бумажном виде с использованием курьерской доставки либо почтовой связи.
Вместе с тем, на государственном уровне идет процесс разработки нормативной документации, который предусматривает перевод внешнего документооборота в электронный вид с использованием электронной цифровой подписи и передачи по телекоммуникационным каналам связи.
Согласно положениям Закона "Об электронной цифровой подписи" в электронном виде возможна передача гражданско-правовых документов в предусмотренных законодательством случаях.

В июле 2010 г. Федеральным Законом №229-ФЗ в НК РФ были внесены поправки, предоставившие право налогоплательщикам составлять и направлять контрагентам счета-фактуры в электронном виде в порядке, установленном Минфином России.

Порядок выставления и получения счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи был утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 №50н.

Как только ФНС России разработает форматы электронных документов, а Правительство РФ внесет необходимые изменения в Постановление №914, регламентирующие правила учета электронных счетов-фактур, внесение исправлений в счета-фактуры, ведение журналов регистрации, книг покупок и продаж, налогоплательщики смогут на практике использовать электронный документооборот при обмене счетами-фактурами.

От введения электронных счетов-фактур налогоплательщик получит сокращение затрат, связанных с печатью, обработкой, хранением, доставкой счетов-фактур. Так, по данным, публикуемых в СМИ, стоимость пересылки одного бумажного пакета документов составляет от 80 до 120 руб., а стоимость оборота их электронного варианта - не более 20 рублей.

Электронный документооборот исключает риски, связанные с потерей документов, медленной доставкой, переоформлением или некорректным заполнением форм, что влечет за собой проблемы с налоговыми органами в части отсутствия документов, подтверждающих расходы и налоговые вычеты.
Использование электронных документов позволит организовать контролируемый и прозрачный учет, что, в результате, уменьшит и налоговые риски.
Кроме того, переход на электронные счета-фактуры снизит время составления и регистрации документов, перераспределит нагрузку по сотрудникам, обрабатывающим счета-фактуры, минимизирует количество технических ошибок, уменьшит затраты на контроль и исправление ошибок.
Переход на электронные счета-фактуры позволит сэкономить и на представлении документов в налоговые органы, которые истребуются в рамках мероприятий налогового контроля.

Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 №ММВ-7-2/168@ и регламентирует процедуру представления в налоговые органы электронных счетов-фактур и других электронных документов.
Основными условиями электронного документооборота счетов-фактур являются взаимное согласие сторон сделки и наличие у них технических средств для работы с такими документами.

Чтобы электронные счета-фактуры имели юридическую силу, они должны быть подписаны электронной подписью.

Также их обмен производится через независимого посредника - оператора электронного документооборота, который в своем подтверждении фиксирует даты выставления продавцом и получения покупателем счета-фактуры, определяющие налоговый период для исчисления НДС и применения налогового вычета.


Управление ФНС России по Тамбовской области