В связи с изменением законодательства о страховых взносах Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (зарегистрирован в Минюсте России 16 февраля 2010 г.) утверждена Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах.
В ней, в частности определены организация индивидуального (персонифицированного) учета, порядок регистрации застрахованных лиц, оформления страхового свидетельства, порядок представления индивидуальных сведений, ведение лицевого счета застрахованного лица, форма представления индивидуальных сведений и сроки их хранения, порядок их учета и использования, права и обязанности сторон.

Новой инструкцией более подробно регламентирована процедура предоставления в ПФР индивидуальных сведений о застрахованных лицах. Так, за первый отчетный период 2010 года (полугодие) сведения персонифицированного учета должны быть предоставлены до 1 августа 2010 года, за второй отчетный период 2010 года (календарный год) - до 1 февраля 2011 года. В дальнейшем, начиная с 2011 года, сведения предоставляются в Управление ПФР в г. Тамбове Тамбовской области ежеквартально до 1-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом в отношении каждого работника. При этом, если работники организации перечисляют через нее дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии, а также в случае уплаты таких взносов работодателем он должен подать в ПФР реестры застрахованных лиц. Это необходимо сделать не позднее 20 дней со дня окончания квартала, в течение которого перечислялись указанные взносы.

Индивидуальные сведения можно подать в письменной или электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. С 1 января 2011 года индивидуальные сведения на 50 и более застрахованных лиц страхователи будут представлять в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1 «Об электронной цифровой подписи».
Кроме того, уточнен порядок представления индивидуальных сведений при ликвидации организации (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) и реорганизации страхователя. В таких случаях сведения об уволенных работниках подаются в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса) или ликвидационного баланса. Причем не позднее дня, когда будут поданы документы на госрегистрацию вновь образованного в результате реорганизации юридического лица или на госрегистрацию ликвидации юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя).

При прекращении у страхователя-работодателя статуса адвоката, полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, он представляет индивидуальные сведения об уволенных в связи с этим застрахованных лицах, работавших у него, одновременно с заявлением о снятии его с регистрационного учета в качестве страхователя.

Что касается правил регистрации застрахованных лиц, выдачи страхового свидетельства, прав и обязанностей страхователей и застрахованных, они практически не изменились.

Отдельно обращаем внимание, изменены формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования для представления страхователями отчетности за отчетные периоды, начиная с 1 полугодия 2010 года. Также изменены правила подготовки, правила проверки и порядок заполнения данных форм. В настоящее время формы документов индивидуального (персонифицированного) учета за отчетные периоды, начиная с 1 полугодия 2010 года, находятся на регистрации в Министерстве юстиции РФ.